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PowerAutomateDesktopでSharePointリスト(Microsoft Lists)のデータを操作する

目次


  1. はじめに
  2. リスト操作の方法
    2-1 今回扱う事例
    2-2 フロー全体図
  3. アクションの説明
    3-1「SQL接続を開く」
    3-2「SQLステートメントを実行する」
    3-3 他のSQLステートメント
  4. SharePointファイルの操作について

1.はじめに

今回はSharePoint上に作成した「リスト」について、PADのアクションを使ってデータの操作を行う方法について、具体的な事例を交えて紹介します。
リストの作成については、以下のリンクをご覧ください。
リストを作成する_Microsoft

2.リスト操作の方法

2-1 今回扱う事例

今回は「受信したメールを取得し、その情報をリストにアイテムとして追加する」業務を例として説明します。
問い合わせメールの管理など、類似の業務は多いかと思います。

2-2 フロー全体図

フロー全体図

3.アクションの説明

データベース関連アクション

3-1 「SQL接続を開く」

SQL接続を開く

このアクションで使用する「接続文字列」を作成する際の情報については以下が必要になります。

① SharePointサイトURL
操作したいリストを配置してあるSharePointの「ホーム」のURLを使用します。

②リストID
対象のリスト画面から「リストの設定」へアクセスし、そのURLの末尾から「List=%7B[リストID]%7D」部分を抜粋します。

①、②の文字列を、以下にそれぞれ代入したものを使用します。
Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;WSS;IMEX=0;RetrieveIds=Yes; DATABASE=①;LIST=②;

3-2 「SQLステートメントの実行」

このアクションの中で、リストへアイテムを追加する際には「INSERT文」を用います。
insert into list (column1,column2,column3) values (‘value1’,’value2’,’value3’);
(太文字は変更不要です)
上記テキストの、各環境での置き換えは以下となります
Column1,column2…:リストの列名です。
Value1,value2…:各列に入力する値です。 上記テキストでは、column1にvalue1を、column2にvalue2を入力する、というように対応します。

3-3 他のSQLステートメント

今回は「INSERT文」を紹介しましたが、他に以下のような構文があります。
それぞれ使用するシチュエーションなども併せて記載しますので、ぜひ応用してみてください。

  • SELECT文
    リストから特定のアイテムを取得する際に使用します。
    Select column1,column2,column3 from list where column1 = ‘value1’;
    「where」以降は、「column1の列にvalue1が入力されている」のような検索条件を指定したものとなります。
  • UPDATE文
    Update list set column1 = ‘new_value1’ where column1 = ‘value1’;
    「column1の値をnew_value1に置き換える」構文になります。
    SELECT文と同じく、「where」以降で条件を指定します。
  • DELETE文
    Delete from list where column1 = ‘value1’;
    「条件に当てはまるアイテムを全て削除する」構文となります。
    「where」以降で条件を指定しています。

4. SharePointファイルの操作について

今回紹介したのはSharePointの「リスト」に関する操作を行う方法でした。
SharePointで管理するものとしては、他に「ファイル」があり、それについてもPADで操作することが可能です。
2022/08/22~プレビュー公開されているSharePoint用のアクションにて操作が可能ですので、下のリンクを参考に、ぜひ使用してみてください。
SharePointアクション紹介コラムへ